Sommaire

Kentika, base de données documentaire : présentation générale.................................5

Les piliers de la solution Kentika ........................................................................................5

1.1.1 Méta-données, GED et gestion de contenu ..........................................................5

1.1.2 Des profils d'utilisateurs précis...................................................................................6

1.1.3 Le portail « Kentika-Atomic »......................................................................................6

1.1.4 Emailing et portail : une combinaison gagnante .................................................6

1.2  Logiciel ouvert et intégré à 100% ......................................................................................6

Les données, les fichiers, les contenus .....................................................................................8

Types d'informations ..............................................................................................................8

Dictionnaire de données .......................................................................................................8

2.2.1 Natures d'informations..................................................................................................8

2.2.2 Attributs ..............................................................................................................................9

2.2.3 Les points forts du dictionnaire de données de Kentika...................................9

Fichiers [GED] .........................................................................................................................10

2.3.1 Tout type de fichiers....................................................................................................10

2.3.2 Organiser les fichiers ...................................................................................................11

2.3.3 Gestion d'alias................................................................................................................11

2.3.4 Zone de transit ..............................................................................................................11

2.3.5 Créer un nouveau document à partir d'un modèle .........................................12

2.3.6 Gestion des versions....................................................................................................12

2.3.7 Points forts de la GED de Kentika...........................................................................12

2.3.8 Un éditeur de texte html............................................................................................13

2.3.9 Workflow de publication............................................................................................14

2.3.10 Les points forts de la gestion de contenu(s) ......................................................14

Alimenter la base de données ..................................................................................................15

Saisie manuelle via formulaire..........................................................................................15

3.1.1 Rubrique de type « Date » ........................................................................................16

3.1.2 Rubriques de type lien ou thesaurus.....................................................................16

3.1.3 Rubrique de type « code » avec liste de valeurs...............................................17

3.1.4 Rubrique de type « URL »..........................................................................................18

3.1.5 Contrôle des doublons ...............................................................................................19

3.1.6 Reconnaissance des caractères et indexation....................................................19

3.1.7 Dupliquer un enregistrement...................................................................................19

Centrale d'importation........................................................................................................20

3.2.1 Email..................................................................................................................................20

3.2.2 Dossier..............................................................................................................................20

3.2.3 Fichier................................................................................................................................21

3.2.4 URL.....................................................................................................................................21

3.2.5 Bases externes ...............................................................................................................21

Fonctions avancées ..............................................................................................................21

3.3.1 Identifier les doublons / Fusionner........................................................................22

3.3.2 Piloter son scanner et composer une page au format pdf............................22

3.3.3 Profil de conservation .................................................................................................22

3.3.4 Modification en lots.....................................................................................................23

3.3.5 Importer des données.................................................................................................23

3.3.6 Recherche documentaire...........................................................................................23

3.3.7 Exporter des données .................................................................................................23

3.3.8 Impression et diffusion...............................................................................................24

Gestion des droits d'accès .........................................................................................................25

Gestion des groupes d'utilisateurs .................................................................................25

Définition de corpus ............................................................................................................25

Rattachement des personnes aux groupes .................................................................25

Accès aux fichiers (GED) .....................................................................................................25

Accès aux rubriques .............................................................................................................26

Le portail s'autoconfigure..................................................................................................26

Thesaurus & plan de classement.............................................................................................27

Schéma entités-relations....................................................................................................27

Le thesaurus de Kentika : points clés & points forts................................................27

5.2.1 Spécialisation des branches......................................................................................28

5.2.2 Importer – exporter......................................................................................................28

5.2.3 Thesaurus de référence dans la profession documentaire............................28 C

5.2.4 Tag et mots clés libres ................................................................................................28

5.2.5 Thesaurus et indexation automatique ..................................................................29

5.2.6 Plan de classement & recherche plein texte ......................................................29

Les outils de gestion du thesaurus.................................................................................29

5.3.1 Mode hiérarchique.......................................................................................................29

5.3.2 Mode alphabétique .....................................................................................................29

5.3.3 Saisie d'un descripteur................................................................................................30

Communiquer : email ..................................................................................................................31

Le générateur de emails : contextes d'utilisation......................................................31

6.1.1 Messages à la demande.............................................................................................31

6.1.2 Messages sur événement..........................................................................................31

6.1.3 Messages programmés ..............................................................................................32